WEGs in München: Aktuelle Herausforderungen, Lösungen und Tipps für Eigentümer

Der Immobilienmarkt in München

Die Stadt München ist nicht nur die drittgrößte Stadt Deutschlands, sondern zählt auch zu den begehrtesten Wohnorten im Land. Rund 1,5 Millionen Menschen leben in der bayerischen Landeshauptstadt, die mit Wahrzeichen wie dem Schloss Nymphenburg, dem Marienplatz und dem Englischen Garten, einer der größten innerstädtischen Parkanlagen weltweit, beeindruckt.
Die hohe Beliebtheit und Nachfrage nach Wohnraum spiegeln sich in den Zahlen wider: Insgesamt gibt es über 820.000 Wohnungen, und allein im Jahr 2023 wurden mehr als 9.800 neue Einheiten fertiggestellt. Trotz Neubauten bleibt der Wohnungsmarkt angespannt, was Immobilienbesitz besonders attraktiv macht, sowohl für die Nutzung als persönlichen Wohnraum, als auch für die Vermietung.
Mit 22,08 € pro Quadratmeter ist München derzeit die Stadt mit den höchsten Mietpreisen in Deutschland. Deshalb ist eine vermietete Wohnung in der Stadt eine äußerst wertvolle Kapitalanlage, die nicht nur stabile Einnahmen generiert, sondern auch von einer langfristig positiven Wertentwicklung profitiert.

Aktuelle Herausforderungen bei der Suche nach einer Hausverwaltung

Das kostet eine Hausverwaltung in München

Was macht eine Hausverwaltung?

Gemeinschaftseigentum vs. Sondereigentum – Wer ist zuständig?

Die drei zentralen Aufgabenbereiche einer Hausverwaltung

Unser Fazit zur Immobilienfotografie

Checkliste: So finden Sie eine gute Hausverwaltung in München

Schutz vor unzuverlässigen Hausverwaltungen

So vermeiden Sie unzuverlässige Hausverwaltungen

Schritt – für – Schritt – Anleitung zum Hausverwalterwechsel: So klappt der reibungslose Übergang

Alternativen: Kann ein Eigentümer die Verwaltung selbst übernehmen?

Fazit zum Thema Hausverwaltung

Aktuelle Herausforderungen bei der Suche nach einer Hausverwaltung

Die Attraktivität der Wohnlage stellt die Stadt und ihre Wohnungseigentümer allerdings auch vor diverse Herausforderungen, insbesondere bei der Suche nach einer passenden Hausverwaltung.
Laut einer aktuellen IHK-Umfrage haben in Bayern 39 % der Dienstleister Schwierigkeiten, offene Stellen zu besetzen. Qualifiziertes Personal zu finden, wird zunehmend schwieriger – eine Entwicklung, die sich in vielen Bereichen bemerkbar macht.

Verstärkt betroffen ist auch die Hausverwalterbranche. In den nächsten fünf Jahren wird etwa ein Viertel der Hausverwalter in den Ruhestand gehen, während der Nachwuchs fehlt. Gleichzeitig sind viele Hausverwaltungen kleine Betriebe mit nur zwei bis drei Mitarbeitenden, wodurch es an Ressourcen für Digitalisierung und Prozessoptimierung mangelt. Schätzungen zufolge setzen rund 33 % der Verwalter noch auf veraltete Methoden wie Excel-Tabellen oder Papierdokumente.

Für Wohnungseigentümer wird es dadurch immer schwieriger, eine zuverlässige und effiziente Hausverwaltung zu finden. Laut einer Studie von YouGov und Matera Deutschland GmbH hat bereits jeder dritte Eigentümer bundesweit Probleme bei der Verwaltersuche erlebt – in München stellt sich die Situation besonders angespannt dar.

Gerade kleinere und mittelgroße Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) bleiben oft unversorgt, da viele Verwalter aufgrund fehlender Kapazitäten keine neuen Mandate annehmen können. Rund 43 % der befragten WEG-Verwaltungen haben eine Untergrenze für Verwaltungsmandate.

Besonders häufig betrifft dies Eigentümergemeinschaften mit weniger als zehn Wohneinheiten, da diese als weniger rentabel gelten – hier liegt die Ablehnungsquote bei 25 %. Laut Zahlen des VDIV (Verband der Immobilienverwalter Deutschland e.V.) machen diese kleinen WEGs rund 62 % der 1,8 Millionen Wohngebäude deutschlandweit, verteilt auf 9,3 Millionen Eigentumswohnungen, aus.

Das kostet eine Hausverwaltung in München

Der Fachkräftemangel in der Hausverwalterbranche hat nicht nur Auswirkungen auf die Verfügbarkeit von Dienstleistern, sondern beeinflusst auch die Kosten. Weniger qualifizierte Verwalter bedeuten weniger Wettbewerb – und das kann sich im Preis bemerkbar machen.
Die Kosten für eine Hausverwaltung in München hängen jedoch von mehreren Faktoren ab: Größe der WEG, Zustand des Gebäudes und natürlich der Standort. Laut dem VDIV liegen die durchschnittlichen Verwaltungskosten pro Wohneinheit in Agglomerationsräumen, also Ballungsgebieten bei:

● 19,75 € (für große WEGs)
● 32 € (für kleinere Gemeinschaften mit weniger als zehn Einheiten).

In einer hochpreisigen Stadt wie München können diese Beträge allerdings oft höher ausfallen. Hinzu kommt, dass laut Umfragen aktuell 8 von 10 Verwaltungen planen, ihre Vergütungssätze um bis zu 15 % anzuheben.

Außerdem werden die Preise auch von der Größe des Verwaltungsunternehmens beeinflusst:

● Kleine Verwalter (< 40 Verrechnungseinheiten) verlangen für Gebäude mit weniger als 10 Wohneinheiten 27,52 € pro Einheit. ● Große Verwalter (> 3.000 Verrechnungseinheiten) verlangen für dieselben Objekte 34,68 €, der Durchschnittspreis liegt bei 29,35 €.
● Bei 50 Wohneinheiten berechnen kleinere Verwalter 19,83 €, große 21,07 €.
● Ab 100 Wohneinheiten sind kleinere Verwalter teurer (20,40 €) als große (19,27 €).

Zusammengefasst:

Auch unter dem Aspekt der Größe des Verwaltungsunternehmens ist abzulesen, dass die Kosten für den einzelnen Wohnungseigentümer in Abhängigkeit einer steigenden Anzahl an Wohneinheiten sinken.

Besonders kleinere WEGs stehen also vor einer doppelten Herausforderung: Steigende Verwaltungspreise und die ohnehin schon schwierige Suche nach einer Hausverwaltung. Für Eigentümer wird es daher immer wichtiger, die Kosten sorgfältig zu kalkulieren und die richtige Verwaltungsfirma zu wählen, die das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

Was macht eine Hausverwaltung?

Trotz hoher Kosten ist die Hausverwaltung aber eine essenzielle und lohnenswerte Investition. Sie ist das Rückgrat einer gut funktionierenden Immobilie. Von der Instandhaltung über die Buchhaltung bis hin zur juristischen Absicherung sorgt sie dafür, dass alles rund läuft.

Besonders für Eigentümer, die nicht die Zeit oder das Fachwissen haben, sich selbst um alle Verwaltungsaufgaben zu kümmern, ist eine professionelle Hausverwaltung eine lohnenswerte Investition.
Doch „Hausverwaltung“ ist nicht gleich „Hausverwaltung“. Der Begriff umfasst verschiedene Bereiche mit unterschiedlichen Aufgaben. Je nach Art der Verwaltung variieren die Verantwortlichkeiten, die sich grundsätzlich in vier Hauptkategorien einteilen lassen:

● WEG-Verwaltung: Betreuung des gemeinschaftlichen Eigentums innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Dazu gehören Instandhaltung, Finanzverwaltung und die Organisation der Eigentümerversammlung.

● Mietverwaltung: Verwaltung vermieteter Immobilien im Auftrag von Eigentümern, einschließlich Mietabrechnungen, Nebenkostenabrechnungen und Mieterkommunikation.

● Sondereigentumsverwaltung: Speziell für Eigentümer, die einzelne Wohnungen vermieten, sich aber nicht selbst um die Verwaltung kümmern möchten.

● Gewerbeimmobilienverwaltung: Verwaltung von gewerblich genutzten Objekten mit speziellen Anforderungen, etwa Vertragsmanagement oder technische Betreuung.

Gemeinschaftseigentum vs. Sondereigentum – Wer ist zuständig?

Ein zentraler Punkt in der Verwaltung ist die Unterscheidung zwischen Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum. Gemeinschaftseigentum umfasst alle Bereiche, die allen Eigentümern gemeinsam gehören – beispielsweise Treppenhäuser, Fahrstühle oder Außenanlagen. Hier kümmert sich die WEG-Verwaltung um die Instandhaltung und Organisation.
Das Sondereigentum betrifft hingegen abgeschlossene Wohneinheiten. Für diese ist der jeweilige Eigentümer verantwortlich. Falls er die Verwaltung nicht selbst übernehmen möchte, kann er eine Sondereigentumsverwaltung beauftragen, die sich beispielsweise um Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen oder Mieterwechsel kümmert.

Die drei zentralen Aufgabenbereiche einer Hausverwaltung

Eine Hausverwaltung übernimmt zahlreiche Aufgaben, die sich in drei Hauptbereiche gliedern lassen:

1. Kaufmännische Aufgaben – Die finanzielle Seite der Immobilie

Hier geht es ums Geld. Eine professionelle Verwaltung sorgt dafür, dass alle wirtschaftlichen Angelegenheiten der Immobilie strukturiert und transparent abgewickelt werden. Dazu gehören:

● Buchhaltung und Abrechnung: Die laufende Buchführung, Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sowie die Verwaltung des Hausgeldes.

● Nebenkostenabrechnung: Erstellung und Prüfung der jährlichen Abrechnung, damit alle Kosten fair auf die Eigentümer oder Mieter verteilt werden.

● Wirtschaftsplanung: Aufstellung eines soliden Finanzplans für das Gebäude, um langfristig wirtschaftlich zu arbeiten.

● Rechnungsbegleichung: Verwaltung und Zahlung von Rechnungen, etwa für Handwerker, Versicherungen oder Energieversorger.

● Rücklagenmanagement: Bildung und Verwaltung von Erhaltungsrücklagen für zukünftige Sanierungen oder Reparaturen.

2. Technische Aufgaben – Instandhaltung und Modernisierung

Ohne regelmäßige Pflege kann eine Immobilie schnell an Wert verlieren. Die Hausverwaltung kümmert sich darum, dass alles in Schuss bleibt und notwendige Maßnahmen rechtzeitig ergriffen werden. Dazu gehören:

● Objektüberwachung: Regelmäßige Kontrollen des Gebäudes auf Schäden oder Sanierungsbedarf.

● Handwerkerkoordination: Beauftragung und Überwachung von Handwerkern für Reparaturen oder Wartungsarbeiten.

● Technische Anlagen betreuen: Wartung von Fahrstühlen, Heizungsanlagen, elektrischen Toren oder sonstigen technischen Einrichtungen.

● Modernisierung & energetische Sanierung: Planung und Umsetzung von Modernisierungsmaßnahmen, z. B. zur Verbesserung der Energieeffizienz.

● Notfallmanagement: Schnelle Reaktion bei Schäden wie Rohrbrüchen, Heizungsausfällen oder anderen akuten Problemen.

3. Rechtliche Aufgaben – Einhaltung von Gesetzen und Regeln

Die Verwaltung einer Immobilie ist auch eine juristische Herausforderung. Viele Eigentümer kennen sich mit den gesetzlichen Vorgaben nicht aus – eine Hausverwaltung sorgt hier für Sicherheit. Wichtige rechtliche Aufgaben sind:

● Vertretung der Eigentümergemeinschaft: Die Hausverwaltung handelt im Namen der WEG und setzt deren Beschlüsse um.

● Vertragsmanagement: Verhandlung und Abschluss von Wartungs-, Versicherungs- oder Dienstleistungsverträgen.

● Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Sicherstellen, dass alle rechtlichen Verpflichtungen erfüllt werden (z. B. Prüfungen für Aufzüge oder Brandschutzmaßnahmen).

● Durchsetzung der Hausordnung: Sicherstellen, dass alle Bewohner die festgelegten Regeln einhalten.

● Mahnverfahren & rechtliche Schritte: Eintreiben offener Forderungen, z. B. Hausgeldrückstände oder Nebenkosten.

Checkliste: So finden Sie eine gute Hausverwaltung in München

Aufgrund der beschriebenen Herausforderungen auf dem Markt gestaltet sich die Hausverwaltersuche nicht immer einfach. Außerdem arbeitet nicht jede Verwaltung zuverlässig und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt. Hier sind einige Punkte, die bei der Suche und Auswahl wichtig sind:

Leistungsumfang und Aufgabenbereich

Achten Sie darauf, dass die Hausverwaltung den Umfang bietet, den Ihre Immobilie benötigt. Es gibt unterschiedliche Verwaltungsarten, zum Beispiel die WEG-Verwaltung und die Verwaltung von Sondereigentum, falls Sie vermieten. Ein klar definierter Leistungsbereich verhindert Missverständnisse.

Kostenstruktur und Transparenz

Stellen Sie sicher, dass die Kosten transparent sind und keine versteckten Gebühren anfallen. Eine klare Kommunikation der Preise im Voraus schützt vor unangenehmen Überraschungen.

Moderne Arbeitsmethoden

Heutzutage sind digitale Tools und moderne Arbeitsweisen unerlässlich. Wählen Sie eine Hausverwaltung, die Softwarelösungen nutzt, um Prozesse zu optimieren und die Verwaltung zu vereinfachen. Digitale Eigentümerversammlungen und automatisierte Abläufe können dabei eine große Hilfe sein.

Kundenzufriedenheit & Bewertungen

Hören Sie sich die Erfahrungen anderer Eigentümer an und lesen Sie Bewertungen. Zufriedene Kunden sind ein gutes Indiz für eine qualitativ hochwertige Verwaltungspraxis.

Erreichbarkeit und Servicequalität

Die Erreichbarkeit der Hausverwaltung ist ein weiterer wichtiger Punkt. Bei Problemen oder dringenden Fragen sollte eine schnelle und kompetente Antwort möglich sein.

Schutz vor unzuverlässigen Hausverwaltungen

Eine weitere Problematik rund um die Hausverwalterbranche ist die zunehmende Zahl der erschütternden Vorfälle, bei denen Hausverwalter Gelder veruntreuen oder ihre Pflichten nicht erfüllen. Ein aktueller Fall ist das Unternehmen Kallmeyer und Nagel, das 2025 Insolvenz anmeldete, nachdem Rücklagen veruntreut wurden. Dies ist leider kein Einzelfall, in den letzten Jahren gab es immer wieder erschütternde Vorfälle: 2018 berichtete die SZ über einen Hausverwalter, der fast 600.000 € veruntreute, 2021 ging es im Merkur um einen Fall mit einer Viertelmillion Euro, und 2024 zeigte der BR, dass die Hausverwaltungen der Consigma Gruppe ebenfalls fragwürdige Anlagen der Rücklagen vornahmen. Das Vertrauen in die Branche hat dadurch gelitten. Aber wie können Eigentümer unzuverlässige Hausverwaltungen erkennen?
Typische Anzeichen sind eine schlechte Kommunikation, verspätete Abrechnungen und das Nichteinhalten von Beschlüssen. Besonders gefährlich wird es, wenn WEG-Gelder missbraucht werden. Undurchsichtige Zahlungsflüsse und unvollständige Abrechnungen sind Warnzeichen, auf die Eigentümer achten sollten.

So vermeiden Sie unzuverlässige Hausverwaltungen

Um sich vor Missbrauch durch eine Hausverwaltung zu schützen, sollten Eigentümer regelmäßig die Finanzen und die Arbeit der Verwaltung überwachen. Hier sind die wichtigsten Schritte zusammengefasst, die Sie ergreifen können:

1. Regelmäßige Kontrolle der Finanzen:

Überprüfen Sie regelmäßig alle relevanten Finanzdokumente, wie Bankkonten, Rechnungen und Transaktionen, um Unregelmäßigkeiten schnell zu erkennen.

2. Digitale Verwaltungstools:

utzen Sie digitale Plattformen, die einen Echtzeitzugriff auf die Finanzdaten bieten, um jederzeit den Überblick zu behalten.

3. Einsetzen eines Verwaltungsbeirats:

Ein Verwaltungsbeirat kann als zusätzliche Kontrollinstanz agieren und sorgt dafür, dass alle finanziellen Vorgänge regelmäßig geprüft werden.

4. Transparente Dokumentation:

Achten Sie darauf, dass alle Finanzberichte und Zahlungen klar und nachvollziehbar dokumentiert sind, um potenziellen Missbrauch zu verhindern.

5. Regelmäßige Überprüfung der Bankkonten:

Lassen Sie regelmäßig die Bankkonten durch den Beirat prüfen, um verdächtige Bewegungen frühzeitig zu erkennen.

Schritt – für – Schritt – Anleitung zum Hausverwalterwechsel: So klappt der reibungslose Übergang

Wenn es zu Problemen mit der Hausverwaltung kommt oder die Leistungen nicht mehr den Erwartungen entsprechen, kann ein Wechsel notwendig werden. Dank der Änderungen im Wohnungseigentumsgesetz 2020 können Eigentümergemeinschaften ihren Hausverwalter relativ einfach abberufen – und das sogar ohne triftigen Grund, lediglich mit einer einfachen Mehrheit.
5 Schritte zum Verwalterwechsel:

1. Hausverwaltersuche

Definieren Sie zunächst die Anforderungen und holen Sie Angebote ein. Vergleichen Sie diese und prüfen Sie, ob die Verwaltung Erfahrung mit ähnlichen WEGs hat.

2. Einberufung der Eigentümerversammlung

Der Wechsel muss als Tagesordnungspunkt in einer Eigentümerversammlung besprochen werden. Sollte der aktuelle Verwalter sich querstellen, kann der Verwaltungsbeirat dies übernehmen.

3. Beschlussfassung

Für den Wechsel sind vier wichtige Beschlüsse notwendig: der Abberufung des alten Verwalters, die Kündigung des Vertrags, die Wahl eines neuen Verwalters und die Vertragsunterzeichnung.

4. Vorstellung der neuen Verwaltung

Mehrere Hausverwaltungen können ihre Leistungen präsentieren, sodass alle Eigentümer eine informierte Entscheidung treffen können.

5. Neubestellung

Nachdem der neue Verwalter gewählt wurde, wird dieser offiziell bestellt und der Vertrag unterschrieben. Die Übergabe der relevanten Dokumente erfolgt danach.

Alternativen: Kann ein Eigentümer die Verwaltung selbst übernehmen?

Ja, gemäß § 18 Abs. 1 WEG kann ein Eigentümer die Verwaltung übernehmen. Es gibt dabei zwei Modelle: die „echte“ Selbstverwaltung, bei der alle Eigentümer gemeinsam verwalten, und die „unechte“ Selbstverwaltung, bei der ein interner Verwalter aus den Eigentümern gewählt wird. Selbstverwaltung kann vor allem in kleinen WEGs eine kostengünstige Alternative zur externen Hausverwaltung sein.

Aber Achtung: Selbstverwaltung erfordert Zeit, Fachwissen und ein gewisses rechtliches Verständnis, um alles korrekt zu managen.

Fazit zum Thema Hausverwaltung

Die Suche nach einer geeigneten Hausverwaltung in München ist aufgrund des angespannten Marktes, des Fachkräftemangels und der steigenden Kosten für viele Eigentümer eine Herausforderung. Gerade in einer so begehrten Stadt, wo Wohnraum knapp und die Mieten hoch sind, ist eine zuverlässige Hausverwaltung aber von entscheidender Bedeutung für den Werterhalt und die Rentabilität von Immobilien. Umso wichtiger ist es, eine Verwaltung zu wählen, die sowohl transparent arbeitet, moderne digitale Lösungen nutzt als auch hohe Servicequalität bietet.
Ein wichtiger Punkt ist, sich vor unzuverlässigen Hausverwaltungen zu schützen. Skandale wie die Veruntreuung von Geldern zeigen, wie entscheidend es ist, regelmäßig einen Blick auf die Finanzen zu werfen und Anzeichen von Misswirtschaft frühzeitig zu erkennen. Eigentümer sollten sich nicht blind auf ihre Verwaltung verlassen, sondern aktiv in die Kontrolle einsteigen – sei es durch digitale Tools oder durch die Einbindung eines Verwaltungsbeirats. Trotz der Herausforderungen bleibt eine gute Hausverwaltung eine lohnenswerte Investition, die langfristig den Wert der Immobilie sichert und den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert.

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