Betriebsprüfung beim Finanzamt: Unsere Erfahrungen aus 4 Prüfungen

Eine Behördenprüfung sorgt zunächst für viele Fragen: Welche Unterlagen werden verlangt? Wie läuft der Termin ab? Und was passiert, wenn etwas fehlt? Bei Citigrund Immobilien standen innerhalb von rund zwei Jahren gleich vier unterschiedliche Prüfungen an. Beanstandet wurde nichts. Eine der wichtigsten Erkenntnisse von Geschäftsführerin Edith Schwimmer: Eine feste Ablagestruktur, in der jede Unterlage schnell auffindbar ist, erleichtert die Vorbereitung erheblich.

Betriebsprüfung: Wenn die Behörde anklopft

Kaum ein Brief sorgt im Unternehmen für so viel Unruhe wie eine Prüfungsankündigung. Was wollen die Prüfer sehen? Wie lange dauert das? Und was passiert, wenn etwas fehlt?

Bei Citigrund Immobilien kam dieser Brief nicht nur einmal. Innerhalb von zwei Jahren folgten gleich vier unterschiedliche Prüfungen. „Wir hatten da gleich vierfachen Spaß“, sagt Geschäftsführerin Edith Schwimmer ganz trocken im Podcast.

Im Gespräch mit Harald Greising berichtet sie in der immowelt-Podcastfolge „Betriebsprüfung ohne Panik“, wie die Prüfungen abgelaufen sind, welche Unterlagen verlangt wurden und welche Erfahrungen sie daraus für den Unternehmensalltag mitgenommen hat. In diesem Artikel fassen wir die wichtigsten Erkenntnisse zusammen.

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Das komplette Gespräch mit Edith Schwimmer gibt es als Podcast-Folge „Betriebsprüfung ohne Panik – was tun, wenn die Behörde anklopft?“ ▶ Auf YouTube ansehen | Auf Spotify hören | Auf Apple Podcasts hören

Unsere Erfahrung: Vier Prüfungen in zwei Jahren

Gut ein Jahr nach Edith Schwimmers Einstieg in die Geschäftsführung lag der erste Brief im Postfach: eine Prüfungsankündigung des Kreisverwaltungsreferats München. Sechs Wochen Vorlaufzeit, dann sollten die Prüfer ins Büro kommen. Es war die erste Betriebsprüfung durch das KVR in der 40-jährigen Firmengeschichte. Auch ihr Vater, Beppo Schwimmer (ebenfalls Geschäftsführer bei Citigrund) hatte bisher keine Erfahrungen mit Geldwäsche-Prüfungen oder Prüfungen durch das KVR. Lediglich eine Finanzamt-Prüfung und einige Sozialversicherungs-Prüfungen hatte er bereits mit Citigrund abgewickelt.

Auch ihr Vater hatte damit noch keine Erfahrung. Drei weitere Prüfungen folgten.

Die Betriebsprüfung durch das Kreisverwaltungsreferat

Vier Prüfer waren rund zweieinhalb Stunden vor Ort. Anders als viele erwarten, ging es dabei weniger um klassische Steuerthemen als um den täglichen Betrieb. Geprüft wurden unter anderem Anstellungsverträge, die Einhaltung der Weiterbildungspflicht samt Nachweisen und Zertifikaten sowie stichprobenartig acht zufällig ausgewählte Objekte. Für diese mussten jeweils die vollständigen Unterlagen vom Exposé über den Maklervertrag bis zur Rechnung, Kaufverträge und geldwäscherelevante Unterlagen und Kontoauszug über den Zahlungseingang vorgelegt werden.

Die Geldwäscheprüfung

Immobilienmakler zählen nach dem Geldwäschegesetz zu den Verpflichteten. Zuständig ist in Bayern die Regierung von Niederbayern und zwar für den gesamten Freistaat. Bei Citigrund wurde vor allem darauf geachtet, dass die Dokumentationsbögen zur Identifizierung von Käufern und Verkäufern vollständig vorlagen und aus dem jeweils richtigen Jahr stammten. Denn die Vorlagen verändern sich immer wieder. Ein Bogen von 2025 in einer Akte aus dem Jahr 2022 fällt entsprechend auf.

Die Sozialversicherungsprüfung

Hier wurde kontrolliert, ob die Beiträge für die Beschäftigten korrekt abgeführt wurden, wie die Mitarbeitenden angestellt sind und ob die Abzüge stimmen. Bei Citigrund lief diese Prüfung vollständig über den Steuerberater. Das einzige Ergebnis: Für einen Mitarbeiter waren zu viele Krankenkassenbeiträge gezahlt worden. Zu viel statt zu wenig, das lässt sich verkraften.

Die Prüfung durch das Finanzamt

Im Fokus standen Rechnungen und Zahlungsflüsse. Ein interessantes Detail aus der Praxis: Enthält ein notarieller Kaufvertrag eine Vermittlungsklausel, mit der sich der Makler seine Provision sichert, meldet das Notariat diese automatisch an das Finanzamt. Die Prüfer glichen diese Meldungen mit den gestellten Rechnungen und den tatsächlichen Zahlungsflüssen ab. Auch der Büroumbau aus den Jahren 2020 und 2021 weckte Interesse. Hohe Investitionen wie neue Möbel und Akustikpaneele wollte der Prüfer im Anschluss an den Termin beim Steuerberater persönlich in den Büroräumen sehen.

Betriebsprüfung: Was Prüfer wirklich sehen wollen

Eine der zentralen Erfahrungen aus den Prüfungen: Entscheidend ist, dass Geschäftsvorgänge nachvollziehbar dokumentiert sind.

Bereits in der Prüfungsankündigung war aufgelistet, welche Unterlagen bereitzuhalten waren. Fehlte ein Dokument, wurde dies notiert und eine Frist zum Nachreichen gesetzt. Bei Citigrund kam das genau zweimal vor. In beiden Fällen war die Unterlage vorhanden, steckte allerdings in einem E-Mail-Anhang statt im vorgesehenen Objektordner.

Auch menschlich fiel Edith Schwimmers Fazit anders aus, als sie es vor dem ersten Termin erwartet hatte.

„Ich hatte zu keinem Zeitpunkt das Gefühl, dass die verbissen auf der Suche nach einem Fehler sind“, berichtet Edith Schwimmer. „Das waren an sich super nette Leute, die einfach strukturiert, aber sympathisch ihren Job gemacht haben.“

Ein befreundeter Kollege, dessen Unternehmen kurz zuvor geprüft worden war, hatte ihr schon vor dem Termin einen ähnlichen Rat gegeben: nicht davon ausgehen, dass die Prüfer unbedingt einen Fehler finden wollen. Am Ende seien es Menschen, die ihren Job machen.

„Das waren an sich super nette Leute, die einfach strukturiert, aber sympathisch ihren Job gemacht haben.“

Gute Dokumentation entscheidet über den Aufwand

Der anstrengendste Teil war bei Citigrund nicht der eigentliche Prüfungstermin, sondern die Vorbereitung.

„Wir hatten die Unterlagen alle, aber halt an unterschiedlichen Orten“, sagt Edith Schwimmer. Ein Maklervertrag lag im Objektordner, der nächste in der Maklersoftware, ein weiterer in einem E-Mail-Anhang. „Dieses Zusammensuchen hat uns in den Wochen vor der Prüfung wahnsinnig gemacht.“

Für den Prüfungstermin stellte das Team alle Ordner der betreffenden Jahre bereit, nach Jahren und alphabetisch sortiert. Zusätzlich legte Edith Schwimmer digital einen eigenen Vorbereitungsordner mit Langexposés, Weiterbildungsnachweisen und weiteren angeforderten Unterlagen an.

Der Aufwand führte anschließend zu einer grundlegenden Veränderung im Dokumentenmanagement.

Heute gibt es für jedes Objekt im digitalen Objektordner einen festen Unterordner für Geldwäscheunterlagen. Maklervertrag, Geldwäschebogen, Ausweiskopien und Kaufvertrag liegen dadurch an einem zentralen Ort. Die Ablage läuft über die Teamassistenz, die zusätzlich kontrolliert, ob die Unterlagen vollständig und an der richtigen Stelle gespeichert sind.

Denn auch das beste System funktioniert nur, wenn es konsequent genutzt wird.

„Wir hatten die Unterlagen alle, aber halt an unterschiedlichen Orten“

Aus unserer Betriebsprüfung-Erfahrung: So können sich Unternehmen schon heute vorbereiten

Aus den Erfahrungen bei Citigrund lassen sich einige Punkte ableiten, die Unternehmen schon vor einer Prüfungsankündigung umsetzen können:

1. Eine feste Ablagestruktur konsequent nutzen: Verträge, Identifizierungsbögen und Belege direkt beim jeweiligen Vorgang ablegen. Für jedes Dokument sollte klar sein, wo es hingehört. Eine zentrale Kontrolle kann zusätzlich verhindern, dass Unterlagen in E-Mail-Postfächern oder einzelnen Softwarelösungen verschwinden.
2. Prüfungszeiträume im Blick behalten: Bei Citigrund reichte die älteste geprüfte Unterlage bis ins Jahr 2020 zurück. Je nach Prüfungsart können Unterlagen aus mehreren zurückliegenden Jahren relevant sein.
3. Steuerberater früh einbinden: Sozialversicherungs- und Finanzamtsprüfung liefen bei Citigrund weitgehend über den Steuerberater. „Einen guten Steuerberater holen, das ist das A und O“, betont Edith Schwimmer.
4. Erfahrungen anderer nutzen: Der Austausch mit einem Unternehmen, das kurz zuvor geprüft worden war, nahm bei Citigrund viel Anspannung aus der Vorbereitung. Wer niemanden im eigenen Netzwerk kennt, bekommt auch über Erfahrungsberichte wie die Podcastfolge einen Einblick in den Ablauf.
5. Ruhe bewahren und systematisch vorgehen: Die Prüfungsankündigung zeigt in der Regel, welche Unterlagen benötigt werden. Fehlende Dokumente können je nach Prüfung innerhalb einer gesetzten Frist nachgereicht werden.

Übrigens ist die Auswahl der geprüften Unternehmen nicht immer so gezielt, wie viele vermuten. Nach Edith Schwimmers Erfahrung wird das Kreisverwaltungsreferat beispielsweise auf Messen und Veranstaltungen auf Unternehmen aufmerksam. Die Geldwäscheaufsicht schaut zudem auf große Immobilienportale und dort sichtbare Makler einer Region. Ein Teil bleibt schlicht Zufall. Auch wer bereits geprüft wurde, hat deshalb keinen Freifahrtschein für die Zukunft.

Nachfolge und eine neue Arbeitsweise

Der Generationswechsel bei Citigrund brachte nicht nur eine neue Geschäftsführung, sondern auch eine neue Arbeitsweise mit sich.

Edith Schwimmer übernahm im Januar 2023 die Geschäftsführung von ihrem Vater Beppo Schwimmer, der das Unternehmen über Jahrzehnte geprägt hat und dem Maklerteam bis heute mit seiner Markterfahrung zur Seite steht.

Lesen Sie hier das persönliche Interview zur Unternehmensübergabe.

Edith Schwimmer selbst kam aus der Forschung zu nachhaltiger Stadt- und Immobilienentwicklung. Den Generationswechsel beschreibt sie auch als Wechsel der Arbeitsweise: Ihr Vater entschied vieles aus einem ausgeprägten Bauchgefühl heraus, sie selbst sieht sich eher als Zahlen- und Strukturmensch, der Prozesse analysiert, bevor er entscheidet.

Eine ihrer ersten Amtshandlungen war deshalb das Dokumentenmanagement. Auch darüber hinaus hat die Digitalisierung bei Citigrund Einzug gehalten. Rechnungen, die früher in Word erstellt und mit dem Taschenrechner kalkuliert wurden, laufen heute als E-Rechnung direkt aus der Maklersoftware. Der Exposéversand ist automatisiert und auch KI-Tools gehören inzwischen zum Arbeitsalltag, beispielsweise für die Recherche von Lagekriterien.

Die Exposétexte selbst schreibt das Team weiterhin von Hand, weil Kunden den Unterschied merken.

Fazit: Betriebsprüfung Finanzamt Erfahrungen

Vier Prüfungen in zwei Jahren klingen zunächst nach einem Ausnahmefall. Die Erfahrungen daraus lassen sich jedoch auf viele Unternehmen übertragen.

Vor allem die Vorbereitung hat bei Citigrund gezeigt, wie wichtig nachvollziehbare und konsequent gepflegte Strukturen im Unternehmensalltag sind. Sind Dokumente vollständig und schnell auffindbar, lässt sich auch eine umfangreiche Prüfung deutlich systematischer angehen.

Bei Citigrund gab es in keiner der vier Prüfungen etwas zu beanstanden. Und die Prozesse, die aus diesen Erfahrungen entstanden sind, erleichtern heute nicht nur mögliche zukünftige Prüfungen, sondern auch den täglichen Arbeitsablauf.

🎧 Das ganze Gespräch zum Nachhören:

Wie die einzelnen Prüfungen im Detail abgelaufen sind, warum Prüfer nicht einmal einen Keks annehmen und wie Edith Schwimmer die Firma ihres Vaters ins digitale Zeitalter führt, erzählt sie ausführlich in der Podcast-Folge „Betriebsprüfung ohne Panik“ von immowelt.

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Häufige Fragen zur Betriebsprüfung

Citigrund Immobilien GmbH ist seit 1984 als familiengeführtes Maklerunternehmen am Münchner Immobilienmarkt tätig. Mit DEKRA-zertifizierter Immobilienbewertung, langjähriger Markterfahrung und persönlicher Beratung begleitet das Team um Geschäftsführerin Edith Schwimmer Eigentümer und Käufer in München und dem Umland.